Event Time #5

Il momento della vita in cui si inizia ad andare ai convegni sono sicuramente gli anni dell’università, o in alternativa quelli del lavoro. Sono una tappa in qualche modo obbligatoria, ma che a volte sembra corrispondere più a una qualche pena da scontare, che a un momento di vera e propria condivisione e apprendimento.
Ecco perché nell’appuntamento di oggi di Event Time (dopo il mio ennesimo convegno!), voglio parlarvi di cosa fare e cosa non fare nell’organizzazione di un evento del genere.

Partiamo da un presupposto: i convegni sono tendenzialmente noiosi, o almeno etichettati come tali! Il nostro obiettivo quindi sarà doppio, ossia quello di raggiungere lo scopo dell’evento che sia informativo, divulgativo, formativo o altro, ma anche quello di interessare il nostro pubblico e creare un’esperienza, anche nei casi più difficili e prevedibilmente noiosi.

Prima di iniziare ricordate un altro elemento, a meno che non siate voi a tenere lo speech, non avrete il pieno controllo di chi parlerà sul palco, non potrete gestire del tutto i contenuti e il modo in cui verranno presentati, quindi dovrete ingegnarvi al massimo per fare in modo che i vostri ospiti siano portati a fare, in parole povere, quello che volete voi!
Così ecco la prima cosa accanto alla quale scrivere un grande NO: lasciare l’evento totalmente in mano ai relatori. Può sembrare una cosa antipatica da dire, ma la riuscita di tutto dipende principalmente da voi, dall’organizzazione totale e dal coordinamento di tutti gli elementi.

Ma come fare? Ovviamente non si parla di contenuti, gli argomenti da trattare sono un elemento che dovrete concordare a prescindere. La cosa più utile e allo stesso tempo meno fastidiosa per il vostro ospite, è quella di fornire delle linee guida.
Preparate un file in cui dare delle piccole e semplici indicazioni da intendere come generali per tutti i relatori presenti, date sempre ad esempio un tempo limite al quale attenersi; richiedete, se vi è possibile, di ricevere in anticipo le eventuali presentazioni digitali che vorranno utilizzare, in modo da renderle tutte con uno stile univoco e graficamente piacevole; date quante più informazioni possibili sul pubblico, come l’età media o l’appartenenza a particolari categorie, questo aiuterà il relatore ad organizzare al meglio il proprio discorso.

Nello scorso appuntamento di Event Time vi ho parlato di “dinamismo”, pensando proprio soprattutto alle conferenze! E’ difficile effettivamente rendere un evento del genere dinamico, eppure dovrebbe essere uno dei nostri obiettivi, perché prima di tutto aiuta a catturare o riprendere l’attenzione dei partecipanti, che è spesso uno dei problemi principali in questi casi (sbadigli inclusi!).
Quindi cerchiamo di organizzare il tutto con momenti diversi, sia dal punto di vista degli argomenti, sia degli interventi e dei contenuti. Conoscere bene i nostri relatori può essere di grande aiuto, perché alternarli a seconda del loro modo di parlare o porsi o di trattare un dato argomento, è già un primo passo utilissimo!

Le pause sono importanti! Curate il coffee break e l’eventuale pranzo e se volete rendere l’evento ancora più dinamico, sfruttate una pausa come momento di networking e confronto. Dei desk con materiale informativo, la possibilità di lasciare un proprio curriculum (quando necessario o utile ovviamente), qualcosa di maggiormente interattivo che possa far svagare i partecipanti ma che dia anche un valore aggiunto all’evento.

Ed ecco gli ultimi tre consigli fondamentali da ricordare:

– un convegno deve sempre lasciare qualcosa, che sia l’interesse ad approfondire un argomento o dei contenuti utili, ma saranno in pochissimi ad appuntarsi quello che sentiranno o vedranno, quindi preparate sempre del materiale con le cose fondamentali, come gli argomenti trattati, i relatori, delle brevi descrizioni, ma soprattutto i contatti;

– le slide sono un ottimo mezzo per presentare gli argomenti e mostrare dei contenuti in più, ma rimangono delle “linee guida” del discorso, è inutile e a volte anche fastidioso trascriverci intere parti dell’intervento, ma soprattutto così facendo, le persone si distrarranno inevitabilmente perché saranno impegnate a leggere tutta la slide perdendo le parole del relatore;

– vietato leggere il discorso! A meno che non si tratti di una nota inviata da un relatore assente, o si debba leggere un qualche (brevissimo!) estratto da un testo, ogni relatore dovrà conoscere il proprio intervento, perché la cosa più noiosa in assoluto è sentire un discorso interamente letto (a meno che il relatore non sia un fantastico attore dalla voce suadente!).

Questi sono alcuni spunti che spero vi potranno tornare utili durante l’organizzazione del vostro convegno! Quali altri consigli aggiungereste? Cosa amate e cosa odiate (inevitabilmente) durante questi eventi?

G.