Event Time #1

Iniziamo una nuova rubrica? Siiiii!
Questa volta con una collaborazione per me importantissima. Infatti partiremo con questo appuntamento mensile con R.E.C. – Rete Eventi & Cultura per parlare proprio di eventi (la mia “materia” preferita e quello di cui solitamente mi occupo eheheh).
Nello specifico vorrei condividere con voi esperienze, consigli utili, suggerimenti e magari anche qualche spunto creativo! Ovviamente come sempre potete scrivermi delle vostre domande, curiosità o argomenti di cui vi piacerebbe leggere in particolare.

Il mondo degli eventi è ricco di elementi e temi da poter approfondire, ma oggi vorrei iniziare dalla cosa che secondo me è tra le più importanti: il tempo, o meglio ancora la sua gestione.
In realtà questa non è solo una delle cose principali, ma anche una delle più sottovalutate, soprattutto da chi ovviamente non è solito occuparsi di eventi.
Vi faccio qualche piccolo esempio: a quante cose avete dovuto rinunciare durante i preparativi di una festa, per mancanza di tempo? Quante cose avete fatto nell’ultima ora prima dell’inizio della festa (oltre gli ultimi ritocchi ovviamente)? Siete mai capitati ad una festa noiosa?

Una buona gestione del tempo è fondamentale per la riuscita di un qualsiasi evento, ma per riuscirci c’è bisogno di conoscerne davvero tutti gli aspetti e gli elementi.
Ecco perché, prima di pensare all’evento stesso, si programma un timing per tutte le attività precedenti. L’organizzazione ovviamente sarà differente e più o meno articolata a seconda delle situazioni, che sia un matrimonio, una festa per bambini o una conferenza, ma è bene poter utilizzare un proprio schema “generico” che potrà poi adattarsi ad ogni occasione. Una buona gestione del tempo durante i preparativi vi darà inoltre un grande vantaggio, ossia la possibilità di poter rimediare e trovare soluzioni valide agli eventuali imprevisti che si verificheranno (inevitabilmente in realtà, credetemi).
Non dimenticate la vostra “tabella di marcia” anche quando dovete scegliere giorni e orari, ad esempio: dovete scegliere una sala per la vostra festa, potrete esserci la mattina per allestirla? In caso contrario, la sala sarà disponibile il giorno prima per provvedere in anticipo all’allestimento? Possono sembrare domande e problemi superflui, ma potrebbero non esserlo.

L’evento può essere invece gestito in mille modi diversi e in quel caso dovrete pensare prima di tutto ai vostri ospiti. In questo caso non c’è una “scienza esatta”, ancor di più dipende dal tipo di evento che dovete realizzare, ma in linea di massima una delle cose da tenere a mente è quella di bilanciare le attività e cercare, per quanto possibile, di stabilire già quando queste si svolgeranno. Questo ovviamente sarà più facile ad esempio per una conferenza e decisamente più difficile per una piccola festa di compleanno, ma l’obiettivo in ogni caso sarà sempre di evitare quelli che in teatro vengono definiti “tempi morti” (nei messaggi di WhatsApp post evento: noia mortale).

Avevate mai pensato a questi aspetti organizzativi? Quante volte vi siete ritrovati a correre contro il tempo? Io di solito vengo rincorsa dal tempo…poi ogni tanto mi doppia, ma poi recupero 😛

G.